Tillsamman med min kollega Mikael Wallgren skrev jag en bok som kom ut 2015 om stabs och stödfunktioner. Baserat på denna bok skrev jag också ett whitepaper 2017 om HR:s roll där jag efterlyste ett mer strategiskt HR.
Sen dess har mycket hänt i omvärlden och därmed har också förutsättningarna förändrats:
- Sverige (liksom övriga västvärlden) har utvecklats från ett industrisamhälle till mer av ett kunskapssamhälle
- Vi har haft en utveckling inom IT (inklusive AI) som har medfört ändrade krav på arbetssätt och ledarskap
- Pandemin lärde oss möjligheterna till distansarbete vilket kräver ett decentraliserat ansvarstagande men också ett ansvar för hela försörjningskedjan
- Ökade geopolitiska och geoekonomiska problem ställer ökade krav på kontroll över försörjningskedjor
Allt detta har resulterat i ett generellt ändrat synsätt på organisation, arbetssätt och ledarskap. Vi har fått begrepp som tillitsbaserat styrning och ledarskap, agilt arbetssätt och syftesdriven organisation. Populära ord men vars innebörd det inte alltid råder enighet om.
Under våren i år har det pågått en debatt kring stabs och stödfunktionernas roll bl.a. har Marianne Hamilton skrivit på DI och kritiserat dagens HR funktioner som varande allt för styrande och allt för centraliserade. Hennes artikel resulterade i en debatt i DI där man bl.a. påpekar att strukturomvandlingen ställer helt andra krav på HR än tidigare. Likaså har Elisabeth Novotny från konsultföretaget Ekan skrivit en krönika på FAR där hon menar att stabs och stödfunktioner generellt ägnar sig för mycket åt kontroll i form av rutiner, processer, policys och för lite åt att skapa värde.
I sportlovsnumret av mitt nyhetsbrev för i år berättade jag om denna pågående debatt kring stabs- och stödfunktionernas uppgift, roll och arbetssätt och i vår junikrönika i Kvalitetsmagasinet skrev vi om att det idag är allt för mycket fokus på regelefterlevnad (complience) och allt för lite på kundnytta.
I vår bok ”Shared Service Management” från 2015 om stabs och stödfunktioner förutsåg vi en utveckling mot att staberna delades i en strategisk del som knöts närmare ledningen och en stöd/service del som lades i ett verksamhetsstöd/shared service, som med tiden togs över av ett outsourcingbolag.
Vi hade fel!!!!
Istället har vi sett att avdelningarna för verksamhetsstöd/shared service delvis har decimerats. Först var det juridik som flyttades tillbaka under ledningen och därefter skedde samma utveckling med HR. Även inköp har varit föremål för denna resa framförallt inom offentlig sektor där frågor om sambandet mellan inköp (upphandling) och försörjning, hållbarhet och make or buy har aktualiserats.
Mot bakgrund av detta har vi tyckt att det finns anledning att uppdatera boken från 2015 i form av ett whitepaper som planeras till i slutet av 2026
Slutsatserna hittills (augusti 2026) av detta arbete är att staberna generellt har mindre fokus på styr/stöd och mer på uppnå verksamhetsnytta – ett begrepp som knappast fanns då, för 11 år sedan.
Detta bekräftas bl.a. av såväl ovannämnda debatt som Dagens Industris upplägg av ett kommande seminarium kring inköp. I de uppföljningsintervjuer som jag har haft med några av de organisationer som vi ursprungligen intervjuade för boken är dock bilden mera splittrad.
Det försök till uppdelning av stabernas roll i operativt/stödjande respektive strategiskt, har under elvaårsperioden konstaterats svår (eller omöjlig?) bland annat därför att den skapar nya gränser som i sin tur skapar oklarheter kring ansvarsfördelning.
Dessutom har, bl.a. mot bakgrund av det ändrade omvärldsläget, outsourcing och/eller s.k. offshoring av hela processer (s.k. BPO) som lösning för att sänka kostnader minskat dramatiskt. Istället har frågor som beredskap och kontroll kommit i förgrunden.
En uppgift som har accentuerats för staberna är att löpande analysera och utvärdera om arbetsuppgifter skall lösa i egen regi eller köpas in (make or buy). Den uppgiften fanns också 2015 men då gjorde man det vid ett tillfälle och levde sedan med lösningen under hela avtalstiden.
Detta whitepaper kommer att publicerad i slutet av året och distribueras (som vanligt) via Linkedin (Anders) och Subtrack (Mikael)
Värmdö i augusti
Anders Kron